Dienst- & Studienreisen

Reisen wird einfacher! Die neuen Antragsformulare für Dienstreisten und Reisen von Studierenden sind mit Erklärungen versehen und somit leichter ausfüllbar. 

Generell gilt: Reisen innerhalb Berlins müssen nicht mehr genehmigt werden. Alle anderen Reisen müssen jedoch vorher mit dem entsprechenden Formular beantragt werden, um ein Anrecht auf Kostenerstattung (ggfl. Vorschuss) nach den gesetzlichen Reglungen zu haben. Diese umfangreichen Richtlinien entnehmen Sie bitte den Busch-Blättern und Bundesreisekostengesetz zu den Themen Dienst- und Studienreisen im Download-Bereich.

Alles richtig? Für die Beantragung finden Sie unten auch eine Checkliste. Die Kosten werden nach den Reisen anhand der Abrechnungsformularen erstattet.  

Bitte senden Sie die vollständig ausgefüllten und genehmigten Anträge und Ihre Fragen an die Ansprechpartnerin in der HfS:

Sandra Tchorrek
reise@hfs-berlin.de
Tel. (030) 75 54 17 - 150

Stellvertretung: Anja Lieweke finanzen@hfs-berlin.de 
Service-Center Haushalt / Reisekostenabrechnung: Serge Radchenko haushalt-sch5@hfm-berlin.de

Reiseanträge

Es gibt 4 verschiedene Reiseanträge:

• Dienstreise: Für alle anderen Dienstreisen (sprich alle Reisen ohne Studierende) bzw. als zusätzliche*r Begleiter*in bei Studienreisen.
• Reise von Studierenden ohne Begleitung: In seltenen Ausnahmefällen fahren Studierende allein irgendwohin im Rahmen einer Studienreise oder ähnlichem. Dann bitte diesen Antrag ausfüllen und von der verantwortlichen Lehrkraft unterschreiben lassen.
• Studienreise nach Sauen: Bitte den Antrag für Studienreise nach Sauen ausfüllen. Wenn mehr als eine Lehrperson fährt, bitte individuellen Dienstreisenantrag stellen.
• Studienreise mit Dienstreise: Antrag für die Studienreise, inkl. Dienstreiseantrag für begleitende Lehrperson. Wenn weitere Lehrende mitfahren, stellen diese bitte individuelle Dienstreiseanträge.

Begegnungsstätte Gutshof Sauen

Ein Sonderfall stellt  der Gutshof Sauen dar, er ist heute Begegnungsstätte der vier künstlerischen Hochschulen Berlins. Auch hier gibt es einen vereinfachten Antrag, darüber hinaus muss die Verfügbarkeit direkt in Sauen angefragt werden: 

Gutshof Sauen
Zum Anger 8
D-15848 Rietz-Neuendorf
Ortsteil Sauen

Telefon (03 36 72) 60 910
Fax (03 36 72) 60 921
E-Mail: 
Weitere Informationen unter: https://www.udk-berlin.de/service/standorte-der-udk-berlin/gutshof-sauen/ 

Checkliste

Bei Dienstreisen:
✓ Unterschrift Antragsteller:in?
✓ Alle für Abrechnung notwendigen Felder ausgefüllt?
✓ Alle erforderlichen Belege vollständig beigefügt? => ggf. nachfragen
✓ Bei Besuch von Tagungen, Kursen etc. muss den Abrechnungsunterlagen das Programm / ein
Einladungsflyer etc. beiliegen, aus dem das Dienstgeschäft hervorgeht => ggf. Kopie aus dem
zugehörigen Dienstreiseantrag erstellen oder nachfordern
✓ Reiseverlauf vollständig dargestellt, insbesondere Beginn / Ende Dienstgeschäft?
✓ Wurden ggf. private Reisebestandteile dargestellt?
✓ Ggf. Begründungen aufgeführt für:
o Taxinutzung, Mietwagennutzung
o Hotelkosten > 75,60 € inkl. Frühstück bzw. 70 € exkl. Frühstück (Deutschland)
o Parkgebühren
✓ Abgleich mit Genehmigung dieser Reise: Ggf. Klärung und Begründung von Abweichungen
✓ Falls für / durch mitreisende Personen Zahlungen vorgenommen wurden: Erläuterung vorhanden?
✓ Bei Zahlungen in Fremdwährungen (Auslandsreisen): Wurden Umrechnungsbelege in € beigefügt?

Bei Reisen von Studierenden:
✓ Alle Belege beigefügt? Durchnummeriert?
✓ Teilnehmer:innen-Liste beigefügt?
✓ Spalte rechts außen mit anerkannten Eurobeträgen durch Sie ausgefüllt?
Bitte die sachliche Richtigkeit nur dann ihrerseits bestätigen, wenn die Vollständigkeit gegeben ist.